איך להזמין משלוחים למקום העבודה בלי לפספס אף חבילה?

התחלתם עבודה חדשה ואתם רוצים להתחיל להזמין משלוחים למשרד? מעולה! אבל לפני שאתם רצים להזמין את כל מה שתמיד רציתם, יש כמה דברים חשובים שכדאי לדעת, כמו איפה בדיוק שומרים את החבילות, מי יכול לקבל אותן כשאתם בפגישה ואיך מוודאים שהן לא מתגלגלות בין המשרדים. הינה כל הטיפים והפתרונות שיעזרו לכם להזמין משלוחים למשרד בצורה חכמה ונוחה בלי פספוסים ובלי כאב ראש.

צעדים ראשונים במשרד

כדאי לבדוק היטב את המצב במשרד לפני שהופכים אותו למקום קבלת משלוחים אישיים. שיחה קצרה עם המנהל או האחראי על התפעול תעזור להבין את כל הפרטים החשובים, וצריך לברר אם קיים אזור מיועד לאחסון החבילות, לוודא מי יכול לקבל את המשלוחים כשנמצאים בפגישות ולהתעדכן על מגבלות שייתכן וקיימות במקום. המידע הזה יכול למנוע אי הבנות ובעיות בעתיד.

כתובת משלוח מושלמת

חשוב מאוד לוודא שהחבילות יגיעו ליעד הנכון. כדאי לרשום את כל פרטי הכתובת של המשרד, החל משם החברה, דרך מספר הקומה והאגף המדויק. בנוסף לכך, חיוני להוסיף את השם המלא שלכם ומספר טלפון נייד שזמין לשיחות. אם קיימות הנחיות מיוחדות לשליח, למשל צורך להתקשר לפני ההגעה, רצוי לציין זאת בצורה ברורה. כשהפרטים מדויקים ומלאים, נמנעים מבלבול ועיכובים מיותרים במשלוח.

משלוחי שוקולד ומוצרים עדינים

כשמזמינים מוצרים שיכולים להישבר או מוצרים שעלולים להינמס בקלות, חשוב להיערך מראש. הדבר הראשון הוא לתאם את זמן המשלוח למועד שבו תוכלו להיות במקום ולקבל את החבילה בעצמכם. כדאי גם לדבר עם החברה ששולחת את המוצרים ולוודא שהם משתמשים באריזה מתאימה ששומרת על הטמפרטורה ומגנה על התכולה. חשוב גם להכין מקום מתאים במשרד לאחסון המוצרים, רצוי מקום קריר ומוצל. אם אתם חושבים שתצטרכו עזרה בקבלת המשלוח או באחסון שלו, כדאי לעדכן את העמיתים שלכם מראש.

מעקב חכם אחרי המשלוחים

היום, כשהכול דיגיטלי, אפשר בקלות לעקוב אחרי המשלוחים שלכם. הדרך הפשוטה ביותר היא להירשם להודעות SMS ולהתראות באפליקציה של חברת המשלוחים, כי הן יעזרו לכם לדעת בדיוק איפה החבילה שלכם נמצאת בכל רגע נתון. כדאי גם לשמור את כל מספרי המעקב במקום אחד מסודר ולהוסיף תזכורות בלוח השנה. ככה תמיד תדעו מתי צפוי להגיע משלוח ותוכלו להתארגן בהתאם.

 

משלוחים למקום העבודה

 

עבודת צוות במיטבה

העבודה עם החברים לעבודה היא המפתח להצלחה של כולם. אפשר ליצור מערכת שבה כולם עוזרים אחד לשני, למשל להקים קבוצת ווטסאפ שבה מעדכנים על משלוחים שמגיעים או לקבוע תורנות לקבלת חבילות. חשוב לתאם מראש מי יכול לעזור כשמישהו לא נמצא או לא פנוי. כך, לא רק תעזרו לעבודה לזרום טוב יותר, אלא גם תתחברו עם האנשים במשרד ותיצרו אווירה נעימה יותר.

תזמון חכם

התזמון הנכון הוא המפתח להצלחה עם משלוחים למשרד. הכי יעיל להזמין חבילות לימים שבהם נמצאים פיזית במשרד תוך התחשבות בעומסי העבודה. עדיף להימנע מלקבוע משלוחים לימי שישי או ערבי חג, וחשוב לוודא שזמני המשלוח תואמים את שעות הפעילות של המשרד. כשמתכננים מראש את המשלוחים, אפשר למנוע מצבים מתסכלים של חבילות תקועות או פספוס של שליחים.

התמודדות עם אתגרים

לפעמים יש תקלות במשלוחים, ולכן הכי חשוב להיות מוכנים מראש ולשמור במקום נגיש את המספרים והמיילים של חברות השליחויות. כדאי גם לתעד כל בעיה שצצה ולהכיר היטב את המדיניות של החברות לגבי החזרות ופיצויים. אם חבילה לא מגיעה בזמן, חשוב מאוד לפעול מהר כדי לאתר אותה. ככל שפועלים מהר יותר, כך הסיכוי לפתור את הבעיה גדל משמעותית.

שמירה על הפריטים

כשאתם מקבלים חבילה, חשוב לזכור שמרגע ההגעה היא באחריותכם. מומלץ להכין מראש מקום בטוח לאחסון שלה, ובמקרה שהחבילה מגיעה עם נזק כלשהו, חשוב לצלם אותה מייד ולתעד את המצב יחד עם השליח שנמצא במקום. רעיון טוב נוסף הוא לנהל רשימה מסודרת של כל החבילות שהגיעו, כי הרישום יעזור לכם לעקוב אחרי המשלוחים ויהיה שימושי אם תצטרכו לטפל בבעיות בהמשך.

חיסכון חכם

יש דרכים פשוטות לחסוך בהוצאות. כדאי לרכז קניות מכמה ספקים ביחד כשאפשר, לחפש קודי הנחה ולנצל מבצעים טובים. גם חברות במועדוני לקוחות יכולה להשתלם, כי הרבה מהם מציעים הנחות במשלוחים. אם בוחרים נכון את שיטת המשלוח אפשר לחסוך הרבה כסף עם הזמן.

לסיכום

קבלת משלוחים למשרד היא בהחלט נוחה, אבל חשוב לעשות זאת בצורה חכמה ומסודרת. קודם כל, כדאי לבדוק עם המשרד מה מותר ומה אסור ולוודא שאתם רושמים את כל הפרטים בצורה מדויקת כשאתם מזמינים משהו. מעבר לכך, שיתוף פעולה עם העמיתים שלכם במשרד יכול להקל על כולם, אם תעזרו אחד לשני בקבלת חבילות ותתאמו ביניכם, תוכלו ליהנות ממערכת שעובדת חלק ובלי בעיות.

נגישות
דילוג לתוכן